Pilootproject giftenadministratie bij Hart voor Handicap
De dienstverlening van Hefboom is er niet enkel voor coöperaties. We ondersteunen ook andere organisaties die werken aan maatschappelijke doelstellingen. Eén daarvan is Hart voor Handicap, een vzw die zich inzet om kinderen en jongeren met een beperking in Vlaanderen maximaal kansen te bieden om zich te ontplooien. Hefboom en Hart voor Handicap werken nu ook samen in een pilootproject om hun giftenadministratie efficiënter te organiseren.
Luc Perdieus, algemeen directeur van Hart voor Handicap, en Berten Ooms, consulent dienstverlening bij Hefboom, vertellen hoe de samenwerking er gekomen is en wat het pilootproject precies inhoudt.
Inclusie bevorderen
Hart voor Handicap werkt op een structurele manier rond inclusie van mensen met een beperking. Elk najaar lanceert de organisatie een campagne rond een thema, in 2023 was dat inclusief onderwijs.
“Maar liefst 5 tot 7% van de kinderen in Vlaanderen gaat naar school in het Buitengewoon Onderwijs”, geeft Luc aan. “De zorg is daar weliswaar aangepast, maar toch wordt een massa kinderen zo op een afzonderlijk spoor gezet waar ze nog moeilijk van weg kunnen. Wij pleiten met ons project Onwijs Onderwijs net voor meer diversiteit in het onderwijs. Want kinderen met een beperking moeten gewoon kunnen omgaan met hun leeftijdsgenootjes. Er moet meer contact zijn. Niet alleen op school, maar ook in de rest van de samenleving. Met Doemamee zijn we daarom een project gestart om ook jeugdbewegingen meer open te stellen voor kinderen met een beperking.”
Fondsen werven
Om middelen voor hun projecten te verkrijgen, doet Hart voor Handicap aan fondsenwerving. “Onze organisatie is oorspronkelijk een initiatief van De Standaard. Daarom wordt de campagne telkens ook bekend gemaakt met advertenties en artikels in die krant én met een brief aan onze bestaande donateurs. Zo kunnen we elk jaar de nodige fondsen inzamelen. Die vullen we verder aan met steun vanuit filantropische organisaties en de overheid. En we krijgen ook al drie jaar op een rij middelen via De Warmste Week.”
“Met Hefboom verzorgen we al jaren de giftenadministratie voor Hart voor Handicap”, vult Berten aan. “We beheren het contactenbestand van de donateurs en maken die persoonlijke brieven klaar voor verzending met de post. Na een eerste mailing naar zo’n 3.000 adressen volgt een tweetal weken later nog een reminder. Dat is telkens een grote logistieke operatie, die zeker efficiënter kan. We volgen naderhand ook de betalingen op. In het voorjaar doen we dan de fiscale aangifte naar de overheid en aansluitend maken we de fiscale attesten op voor de donateurs.”
Efficiënter organiseren
Vanuit de vaststelling dat de hele giftenadministratie efficiënter kan, groeide binnen Hefboom het idee om Hart voor Handicap als praktijkcase voor een pilootproject te gebruiken. “We merkten vooral dat nu alles nogal versnipperd is”, verduidelijkt Berten. “Er worden verschillende systemen gebruikt die niet altijd met elkaar praten. En een deel van het werk moet nog manueel gebeuren. Dat wilden we efficiënter laten verlopen. Voor het contactenbestand schakelen we daarom over naar CiviCRM, een opensource programma dat we ook al voor het Digitaal Aandeelhoudersregister gebruiken.”
“Dat laat ons toe om in de toekomst ook via e-mail te communiceren naar onze donateurs”, zegt Luc. “Niet als vervanging van de brieven, maar wel als aanvulling. Digitaal communiceren is alleszins makkelijker én goedkoper dan een brief versturen. En het is ook een manier om nieuwe doelgroepen aan te spreken die we met een traditionele brief niet bereiken. Dat willen we de komende periode verder onderzoeken en uitproberen.”
Berten zien nog andere voordelen. “Het online formulier op de website wordt gelinkt aan het CRM, zodat er rechtstreekse doorstroming is van de data. Er komen unieke gestructureerde mededelingen in de brieven, zodat de opvolging van de betalingen en de historiek per donateur eenvoudiger wordt. En ook het opmaken van zowel de fiscale aangifte als de fiscale attesten zal geautomatiseerd verlopen.”
Dienstverlening uitbreiden
Veel mogelijkheden dus, die het mogelijk maken om eenvoudiger én efficiënter te werken dan de huidige manier. De resultaten van het pilootproject moet ook andere organisaties ten goede komen.
Berten licht toe waarom Hefboom hier op in zet. “Voor ons kadert dit in de ruimere dienstverlening aan organisaties die we verder willen uitbouwen. Door hen maximaal administratief te ontzorgen, kunnen zij zich beter op hun kernactiviteiten focussen. Daarom wordt de ontwikkelingskost van dit systeem door Hefboom gedragen. Van de kant van Hart voor Handicap is hiervoor geen investering nodig. Zij kunnen trouwens niet alleen profiteren van de efficiëntiewinst, ook de jaarlijkse kost zal voor hen in de toekomst lager zijn. Een duidelijke win-win dus.”
Tegen juni zou alles operationeel moeten zijn. Hart voor Handicap wil graag nog voor de zomer een nieuwe campagne lanceren. En nadien willen we dit met Hefboom ook uitrollen naar andere organisaties.
Meer weten over hoe hoe Hefboom ook jouw coöperatie kan helpen bij een efficiënter aandeelhoudersbeheer? Neem contact op met Berten Ooms:
Berten Ooms
Steun Hart voor Handicap
Opgroeien met leeftijdsgenootjes. Alle kansen in het leven krijgen. Erbij horen. Het is essentieel voor de toekomst van elk kind. En toch volgt in Vlaanderen 1 kind op 20 onderwijs op een ‘zijspoor’.
Het project Onwijs Onderwijs toont dat het anders kan. Door aan 5 lagere scholen en hun leerkrachten de omkadering te bieden die kwalitatief hoogstaand en inclusief onderwijs mogelijk maakt, bouwt Hart voor Handicap samen met partners aan de school van de toekomst. Daar groeien alle kinderen samen op en leren ze van mekaar.
Kijk op Hart voor Handicap voor meer info over hun werking en de projecten.
