Dienstverlening naar aandeelhouders en coöperaties: efficiënter beheer met DAR
Het Digitaal Aandeelhoudersregister (DAR) is een tool voor het veilig en efficiënt beheren van aandeelhoudersinformatie in een coöperatie. De applicatie werd ontwikkeld in opdracht van Coopkracht in samenwerking met verschillende coöperaties in Vlaanderen. Het beheer en de helpdesk van het DAR is sinds 2022 volledig overgedragen aan Hefboom. Op dit moment gebeuren de finale testen, waarna Hefboom DAR ook zal gebruiken voor het beheer van zijn eigen aandeelhouders.
Alleen maar voordelen
De uitrol van deze toepassing is het sluitstuk van een traject om de dienstverlening naar zowel de eigen aandeelhouders van Hefboom als naar de aangesloten coöperaties te verbeteren. Hefboom-collega en DAR-expert Berten Ooms licht de voordelen toe en schetst hoe Hefboom ook andere coöperaties bijstaat in het beheer van hun aandeelhouders.
Dat Hefboom nu ook zelf overstapt naar het DAR-platform is een goede zaak volgens Berten. “Het laat ons toe een moderne en transparante communicatie te voeren naar onze eigen aandeelhouders. Mooier, beter en vooral ook efficiënter omdat veel meer geautomatiseerd is. Er is ook een permanente uitwisseling van data tussen het DAR en het gekoppelde CRM-systeem. Dat is bijvoorbeeld zeer handig als aandeelhouders bijstortingen doen. Het DAR belet dat eenzelfde aandeelhouder twee keer wordt aangemaakt. Het systeem voorziet ook in een automatisch dividend-beheer en de daaraan gekoppelde communicatie, bijvoorbeeld rond de fiscale attesten. We bieden onze aandeelhouders ook de mogelijkheid tot kapitalisatie van hun dividenden, naast de twee andere opties: uitbetalen of schenken aan Hefboom. Via een specifieke gestructureerde mededeling (OGM) per aandeelhouder zullen ze ook bijstortingen kunnen doen die gekapitaliseerd worden. Net omwille van de complexiteit van dat proces duurde het langer om Hefboom over te zetten naar het DAR.
“Momenteel gebruiken we het DAR en het daaraan gekoppelde CRM-systeem bij Hefboom enkel voor de officiële communicatie naar onze aandeelhouders. Bijvoorbeeld om ze uit te nodigen voor de algemene vergadering of om de fiscale attesten te verzenden. Voor de communicatie naar onze kredietklanten, adviesklanten en het brede publiek maken we nog altijd gebruiken van de andere communicatiekanalen van Hefboom: de website, onze nieuwsbrief en de sociale media.”
Coöperaties ondersteunen
Hefboom biedt al minstens 10 jaar dienstverlening aan coöperaties op vlak van administratie en beheer van het aandeelhoudersregister. Berten licht toe wat dat concreet inhoudt. “We helpen bijvoorbeeld bij de oprichting van de coöperatie en het opmaken van de statuten. We bieden ook ondersteuning bij de zoektocht naar kapitaal, zowel bij de prospectie als de effectieve kapitaalsophaling. We beheren ook de aandeelhoudersdata, van instroom tot uitstroom. Gaandeweg werden hiervoor professionele IT-toepassingen ontwikkeld. Sinds 3 jaar gebruiken de coöperaties die wij ondersteunen het DAR, een volledig digitaal aandeelhoudersregister. Omdat we met Hefboom ook participaties in verschillende andere coöperaties hebben, werd het DAR ook naar hen uitgerold.”
Het digitale systeem biedt véél voordelen aan de gebruikers, weet Berten. “Ze hebben nu de mogelijkheid om op een gebruiksvriendelijke en geautomatiseerde manier met hun aandeelhouders te communiceren. Binnen een coöperatie is de algemene vergadering een zeer belangrijke gebeurtenis. Nu kunnen ze hun aandeelhouders vanuit DAR een unieke link sturen naar een online registratieformulier waar hun persoonlijke gegevens al grotendeels vooraf ingevuld zijn. Zo gaat de registratie veel sneller en makkelijker. Vanuit DAR kan je ook makkelijk aandelen configureren en nadien met een specifiek intekenformulier een bepaald type aandeel met een openbare aanbieding ‘lanceren’. Als ze dat willen kunnen de coöperaties zelfs aandelen aanbieden onder de vorm van een cadeaubon. En tenslotte vinden we het ook een meerwaarde en passend binnen de coöperatieve gedachte dat het DAR gebouwd is met open-source software, meer bepaald Drupal en CiviCRM.”
Projectopvolging
Omdat Hefboom de voorbije jaren een expert-gebruiker is geworden, vroeg Coopkracht in 2022 om de algemene ondersteuning van het DAR op te nemen. Binnen Hefboom is Berten hiervoor de verantwoordelijke. “Ondertussen zijn er 13 coöperaties die we bijstaan en administratief ontzorgen: 12 in full service en 1 specifiek voor de algemene vergadering. Daarnaast zijn er nog 22 andere coöperaties die DAR gebruiken vanuit een selfservice principe. Zij werken autonoom met het DAR, maar sluiten een dienstverleningscontract af met Hefboom en kunnen vervolgens terecht bij onze helpdesk of kunnen een handleiding raadplegen.”
Hefboom neemt een coördinerende functie op met betrekking tot het projectbeheer: de coördinatie van de gebruikersgroep en de managementgroep. “Samen met medewerkers van de betrokken coöperaties volg ik de werking van het DAR op. Aangezien we werken met financiële en persoonlijke data waken we erover dat alles veilig en volgens de GDPR-regels verloopt. We bekijken ook samen welke nieuwe ontwikkelingen nodig zijn om DAR nog beter te maken. Zo maken een aantal coöperaties al gebruik van de portaalfunctie van het DAR. Aandeelhouders kunnen dan zelf inloggen om hun gegevens aan te passen of om documenten te raadplegen. Waarschijnlijk gaan we dit in de toekomst ook voor Hefboom toepassen, maar het vergt telkens wel wat werk om dit ‘smooth’ te implementeren.
Meer weten over hoe het DAR ook jouw coöperatie kan helpen bij een efficiënter aandeelhoudersbeheer? Neem contact op met Berten Ooms:
