Tips & tricks voor een virtuele raad van bestuur

Door de corona-maatregelen verschuiven veel van onze werkzaamheden naar het virtuele domein. Zo ook onze (algemene) vergaderingen en raden van bestuur. De Hefboomteams bundelden hun expertise van het organiseren (hosten) van online vergaderingen samen in een handleiding. Het resultaat biedt tips & tricks voor een effectieve en efficiënte vergadering, praktische handvaten om de interactie aan te gaan en te verbeteren en tot gedragen besluiten te komen tijdens een virtuele raad van bestuur.

Opportuniteiten van virtuele vergaderen

Virtuele vergaderingen zullen na de corona-maatregelen een belangrijke plaats in blijven nemen. Het is tijdbesparend, vermindert de ecologische voetafdruk en kan bijdragen aan een gezonde balans tussen werk en gezin. Het is even wennen en vraagt praktijkervaring maar het leerproces gaat gelukkig snel. We hebben alvast een drietal tips uit de handleiding voor je opgelijst:

Stel een timekeeper aan

Online vergaderen wordt door veel mensen als vermoeiender ervaren als offline vergaderen. De vergadertijd beperken is daarom essentieel. Stel daarom een timekeeper aan die de tijd in de gaten houd. Ken een tijdsslot per agendapunt toe. Las pauzes in en neem dit ook op in de agenda. De deelnemers hebben hierdoor een beter idee van de aandachtspanne die nodig, behouden makkelijker hun focus tijdens de vergadering en geraken beter in een flow.

Doe een check-in

Tijdens een virtuele vergadering missen we het informele contact. Het praatje valt weg waarop mensen verbinding leggen met elkaar en er een vertrouwd klimaat ontstaat. Wat je kunt doen om dit op te lossen is:

  • De leden welkom heten bij het binnenkomen – dus tijdens het inloggen. Dit draagt eraan bij dat zij zich welkom voelen en helpt de overgang te maken van het private naar het professionele leven of van de ene werkomgeving naar de andere.
  • Door een check-in te doen. Dit is een eenvoudige manier om verbinding met elkaar te maken. Stel een vraag waarbij je iedereen uitnodigt, om beurt, om iets in te brengen. Hierdoor heeft iedereen al eens het woord genomen en ontstaat er openheid naar elkaar toe. Stel hier ook een tijdsbestek voor op.

Iedereen komt aan bod, elke stem telt

Sommige bestuursleden weten goed te navigeren in een nieuwe, online omgeving, terwijl anderen misschien wat minder digitale competenties hebben. Met die verscheidenheid zullen de voorzitter en de host van de vergadering om moeten gaan. Daarnaast is een raad van bestuur vaak nog van een andere orde dan een reguliere vergadering met een team en vraagt het soms moeilijke beslissingen.

Moedig als host daarom alle leden bewust aan om te participeren. Dit is belangrijk voor een kwaliteitsvol debat. De voorwaarden scheppen voor bewust participeren kan in de eerste plaats al door rustig en sereen te blijven en de flow van de vergadering zorgzaam te ondersteunen.

Wil je meer weten over effectief en efficiënt online vergaderen?

De gehele Handleiding voor een virtuele raad van bestuur is beschikbaar onder documenten en downloads op onze website.

Hefboom ondersteunt ook coöperaties bij het organiseren van hun online algemene vergaderingen . Dit doen we in het kader van de dienstverlening die we bieden aan coöperaties, zoals onder meer aandeelhoudersbeheer en communicatie . Wenst u daar meer over te weten, contacteer dan hans.verstreken@hefboom.be.