Dienstverlening voor kunstenhuis De Studio
De Studio in Antwerpen is een multidisciplinair kunstenhuis dat kunstenaars en publiek verbindt met theater, muziek, exposities en film. Daarnaast maakt De Studio ook eigen producties waarmee ze op tournee gaat. Qua planning is dat een hele boterham, waar een aangepast planningssysteem voor nodig was. Voor de uitrol en het beheer van dat nieuwe systeem doet ze beroep op de dienstverlening van Hefboom.
Van nood naar innovatie
Het kloppend hart van De Studio bestaat uit zowel eigen als externe theaterproducties maar daarnaast worden ook concerten, tentoonstellingen en filmvoorstellingen georganiseerd. Een combinatie die heel wat uitdagingen brengt op vlak van planning en organisatie.
“Er was niet één softwaresysteem waarmee we konden werken. De bestaande systemen konden geen antwoord bieden op de noden die we hadden”, zegt Johan Rymen van De Studio. “Dus hebben we na een groot marktonderzoek beslist om zelf een systeem te ontwikkelen.” De kerntaak van De Studio bestaat echter niet uit ICT of het uitbouwen van nieuwe softwareprogramma’s, maar uit het verbinden van kunstenaars en publiek. “Het hoofddoel is altijd om ons het leven gemakkelijker te maken. Om iets te zoeken dat onze planning kan vereenvoudigen en verbeteren”, zegt Johan. Meer interne efficiëntie met zo weinig mogelijk obstakels, was de doelstelling. En zo ontstond het nieuw planningssysteem Leonardo.
Efficiënt beheer van alle planningen
Leonardo is een planningssysteem waarmee heel de organisatie van De Studio gestuurd wordt. Zowel de planning van de infrastructuur als voor de werking met collega’s, bezoekers, materiaal, budget tot en met je marketingplannen; waaronder connectie met website en direct mailings, bijvoorbeeld.
De software werd ontwikkeld door Hefboom-partner Startx, die ook het Digitaal Aandeelhoudersregister ontwikkelden. Voor de technici onder ons: Leonardo werd eveneens ontwikkeld met Drupal, een opensource systeem dat in principe voor iedereen toegankelijk is. “Er is voor ons softwaresysteem natuurlijk veel maatwerk nodig. Maar het is niet onze bedoeling om van Leonardo een monstersysteem te maken met heel veel extra toepassingen. We willen een goede basis leggen dat kan communiceren met andere bestaande systemen voor bijvoorbeeld de boekhouding of ticketing.”
Het duurde 3 jaar om dit systeem te ontwikkelen, van plan tot uitvoering. “Iedereen heeft hier een fulltime job en het ontwikkelen van dit softwaresysteem kwam daar nog bovenop. Toen kwam de vraag ook hoe we hiermee ook uit de kosten zouden komen, om de investering terug te verdienen”, zegt Johan Rymen. “We hebben in Hefboom een partner gevonden om dit systeem verder mee te beheren en taken over te nemen zodat we het verder kunnen commercialiseren, zeg maar, naar andere potentiële gebruikers.”
Hefboom als dienstverlener
In deze opstartfase zijn er drie gebruikers van het systeem maar in de loop van februari zal Leonardo effectief “in de markt” worden gezet. Er werd vanuit verschillende organisaties al interesse getoond in dit nieuw softwaresysteem en daar wil De Studio ook bewust mee omgaan. “Vanaf dat er een 10-tal gebruikers zijn, zouden we een gebruikersgroep oprichten van waaruit we ideeën kunnen uitwisselen, bijkomende behoeften kunnen delen. In die gebruikersgroep zal Hefboom ook een belangrijke rol als coördinator opnemen.”
Hefboom wordt vanaf de beginfase mee ingeschakeld om ook dienstverlening voor andere gebruikers te voorzien. ” Onze dienstverlening gaat van de toelichting van het systeem bij potentiële gebruikers, het opmaken van de contracten tussen de gebruikers en De Studio tot de ingebruikname van de toepassing en de omschakeling van bestaande systemen naar Leonardo. Later komt daar mogelijks nog de opleiding van eindgebruikers en het beheren van een ticketingsysteem bij”, licht Berten Ooms van Hefboom toe. “Daar komt heel wat meer bij kijken zoals ook het creëren en updaten van een handleiding voor gebruikers, op basis van de optimalisaties die er zullen gebeuren van het systeem. Onze dienstverlening zal dus altijd in samenspraak met De Studio mee evolueren op basis van de behoeften en ontwikkelingen die bij het systeem en de gebruikers komen kijken.”
Afbeelding © Dries Pasteels