Begeleiding bij transitie naar een clusterwerking

Ouder worden brengt uitdagingen met zich mee. Het Brussels Ouderenplatform (BOp) is een open huis waar Brusselse ouderen terechtkunnen met hun interesses, talenten en de vragen die hen bezighouden. Waar ze kunnen deelnemen aan een breed gamma aan activiteiten en waar hun stem de weg vindt naar het beleid. Voor de transitie van de organisatie naar een clusterwerking deed BOP beroep op begeleiding van Hefboom. Zo bereiden ze zich voor op de toekomst.

“De samenwerking met Hefboom gaat al lang terug”, weet Ronald Vrydag, directeur van het BOp. “Ze zijn voor ons een gewaardeerde partner op verschillende vlakken. Zo hielpen ze ons bij de opmaak van ons huidige beleidsplan. Vorig jaar in mei begeleidden ze de team-tweedaagse rond de clusterwerking. En recent konden we ons gebouw in Brussel aankopen met de financiële steun van Hefboom.”

Open huis voor ouderen

Ronald omschrijft de werking van het Brussels Ouderenplatform kort en krachtig. “We zijn een platform met focus op ouderen in Brussel. Er was ooit een minister die zei: blijf in uw kot. Wij zeggen: kom alsjeblief uit uw kot. Ouderen hebben hun plaats in de samenleving en moeten volwaardig kunnen deelnemen aan het maatschappelijk leven.”

“Als BOp faciliteren we die participatie. We bieden heel wat activiteiten aan die netwerkversterkend en verbindend zijn. Maar we ijveren ook voor meer aandacht voor ouderen in de samenleving. Dat kunnen we uiteraard niet alleen, het is zaak om de positieve krachten te bundelen. En dus werken we samen met tal van andere organisaties. Recent nog brachten we met Bruzz een artikelenreeks uit over ouder worden in Brussel. We werken ook samen met organisaties rond thema’s als migratie, armoede, digitalisering en welzijn.”

Clusterwerking

Bij de opmaak van het nieuwe beleidsplan in 2021 besliste BOp om meer in clusters te werken. Maar dat omzetten in de praktijk bleek niet zo simpel. “Op een aantal vlakken zaten we vast”, geeft Ronald toe. “Het vergt niet alleen organisatorische aanpassingen, maar vooral een omslag in de hoofden van alle betrokkenen. En dus waren we op zoek naar inspiratie en oriëntatie om via de clusters effectief op een andere manier te werken. Daar heeft Hefboom ons mee geholpen.”

De vraag kwam terecht bij Hefboom-collega en consultant Steven Van Wichelen. “Ronald contacteerde ons voor ondersteuning bij de transitie naar die clusterwerking. Dat die vraag pas twee jaar na de opmaak van het beleidsplan kwam, was op zich niet negatief. BOP is een organisatie die de dingen organisch laat groeien. Ze nemen er de tijd voor.”

Voor Steven past dat goed bij de stijl die Hefboom zelf ook hanteert. “Voor dit traject gingen we bewust niet diagnostisch maar eerder dialogisch tewerk. We stellen ons niet op als dé expert die zegt hoe een organisatie moet werken. Het is eerder een gezamenlijke zoektocht. We halen naar boven wat er leeft in een organisatie of team. Dat doen we door goed te luisteren en te spiegelen. Als buitenstaander kan ik makkelijker ‘lastige’ vragen stellen. Ik ken meestal de concrete werking niet. Maar ik kan wel vragen om het verschil tussen A en B uit te leggen. En als ze het niet aan mij kunnen uitleggen, is dat een teken dat het ook voor de medewerkers zelf niet duidelijk is.”

Team op tweedaagse

Het idee van clusterwerking in de praktijk brengen, dat was de uitdaging waarmee het team van BOp onder begeleiding van Steven aan de slag ging in mei 2023.

“We kozen bewust voor een tweedaagse”, benadrukt Ronald. “Omdat we dan de tijd kregen om – los van de dagelijkse werking – na te denken en te reflecteren. Je kan de tijd als het ware even stilzetten. Steven hield ons daarbij een spiegel voor. Met veel kennis van zaken en aangepaste methodieken. Op twee dagen tijd hebben we op die manier samen veel onderwerpen behandeld. Die inspiratie en inzichten gaven ons brandstof om de nodige veranderingen door te voeren. Nu is het een kwestie van de inzichten ook te verankeren in de werking.”

Elke organisatie is anders en dus werkt het consulting-team van Hefboom altijd op maat. “We reiken organisaties de nodige bouwstenen en handvaten aan om zelf mee aan de slag te gaan”, zegt Steven.

“In het geval van BOp was dat prioriteiten leggen in de vele zaken die ze belangrijk vinden. Maar ik liet het team ook nadenken over de procedures en rollen. Wat heeft elk van hen nodig om goed te kunnen werken? Door die dingen op tafel te brengen ontstaat er meer duidelijkheid. Veel van die zaken worden anders nooit uitgesproken. Dus hebben we tijdens de tweedaagse ook veel aandacht gegeven aan de interactie met elkaar: communicatie, vertrouwen en respect.”

De inspiratie en inzichten uit de tweedaagse gaven ons brandstof om de nodige veranderingen door te voeren.

Ronald Vrydag, directeur Brussels Ouderenplatform

Voortschrijdend inzicht

Een jaar later kijkt Ronald nog altijd positief terug. “Tijdens die twee dagen kregen we de tijd om er onder begeleiding en gestructureerd over na te denken. Dat heeft ons veel geleerd, met veel voortschrijdend inzicht in de maanden erna. De spiegel die Steven ons voorhield, leidde tot een nieuwe kijk, tot een beter besef. We weten nu beter welke richting we uit moeten. Clusteren is een werkwoord. Het is niet gewoon een andere indeling van de bestaande diensten. Het gaat eerder over het clusteren van kennis, ervaring en enthousiasme. Meer een mindset dan een structuur dus.”

“Dat is kenmerkend voor onze manier van werken”, vult Steven aan. “De vrijheid aan hen laten, vooral omdat zij er later zelf mee aan de slag moeten. En ik heb er vertrouwen in dat ze dat ook gaan doen. Niet alles moet even duidelijk uitgeklaard en afgesproken worden. Het doel van de tweedaagse was vooral om hen de flexibiliteit aan te leren om bij elke stap in het proces zelf de juiste afweging te maken over wat wel en niet werkt.”

De blik vooruit

Dat op vandaag de clusterwerking nog niet helemaal is doorgevoerd, heeft zo zijn redenen. “De voorbije jaren werd ons gebouw grondig gerenoveerd en dat had grote impact”, benadrukt Ronald. “Een deel van de werking lag daardoor stil of moest uitwijken naar andere locaties. Die werken zijn ondertussen gelukkig afgerond. Bovendien gaan enkele van onze teamleden binnenkort met pensioen. Dat zorgde er ook voor dat we niet alle veranderingen holderdebolder wilden doorvoeren.”

“We kijken vooral naar de nabije toekomst en het team dat er dan zal zijn. We zijn nu in opbouw naar het beleidsplan 2026-2030. In het planningsproces kunnen we veel meenemen van wat we in de tweedaagse hebben geleerd. Het doel is nog steeds om onze werking vanuit clusters te reorganiseren. Dat betekent concreet meer focussen op thema’s in plaats van op beleidsdomeinen. Rond diverse thema’s zijn er momenteel belangrijke uitdagingen. Denk maar aan sociaal isolement bijvoorbeeld. Daar willen we als BOP meer op inzetten, vanuit een cluster rond dat specifieke thema.”

Een vaste uitvalsbasis

Als positieve uitsmijter belicht Ronald nog een andere samenwerking tussen BOp en Hefboom.

“Hefboom heeft ons ook geholpen met een investeringskrediet. We kregen namelijk recent de mogelijkheid om ons gebouw aan te kopen. Maar daarvoor hadden we wel financiering nodig. Iemand binnen ons bestuur raadde Hefboom aan. We namen contact en merkten direct dat ze naast de goede condities ook veel aandacht hebben voor het bredere verhaal van de organisatie. En dus kwamen we vrij snel tot een samenwerking. Het feit dat we nu eigenaar zijn van het gebouw zorgt voor continuïteit van onze werking en zekerheid voor de toekomst. Een vaste locatie hebben in het hart van Brussel geeft een boost aan de werking. Laat de toekomst maar komen.” (lacht)

Meer weten over de werking van Brussels Ouderenplatform?
Kijk op Brussels Ouderenplatform voor alle info.